AGB

 

Allgemeine Geschäftsbedingungen von Kentner zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO]

 

Kentner erbringt Leistungen im logistischen Umfeld und kommt mit personenbezogenen Daten in Berührung, die Auftraggeber zur Abwicklung Ihres Auftrags Kentner übermitteln.

 

Gegenstand und Dauer eines  Auftrags


Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung, die wir mit Ihnen geschlossen haben. Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem mit Ihnen bestehenden Dienstleistungsvertrag den Kentner mit Ihnen geschlossen hat. Sollten wir in Ihrem Auftrag besondere personenbezogene Daten im Sinne des Art. 28 DS- GVO verarbeiten wie Personenstammdaten, Kommunikationsdaten Ihrer Ansprechpartner (z.B. Telefon, E-Mail Adressdaten), Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten, sowie Kundendaten mit vollständiger Anschrift halten wir folgende Regelungen in unserer Zusammenarbeit fest:

 

1. Konkretisierung des Auftragsinhalts


Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.

 

2. Technisch-organisatorische Maßnahmen


Kentner wird bei der Umsetzung des Auftrags im Vorfeld der Auftragsvergabe die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig vor Beginn der Verarbeitung prüfen.
Kentner wird die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herstellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen (Siehe Anlage 1).
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es Kentner gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. Für den Fall, dass Kentner weitergehende technische Maßnahmen als in Art. 28 Abs. 3 lit. c) umsetzen soll, werden sich die Parteien entsprechend hinsichtlich der Kostentragung einigen. Für den Fall einer Nichteinigung über die Kosten wird Kentner den gesetzlich geforderten Stand wie bisher umsetzen.

 

3. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten


Kentner wird die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an Kentner wendet, wird Kentner  dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten und entsprechende Auskunft hinsichtlich seiner Verarbeitung geben.
Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch Kentner sicherzustellen.

 

4. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers


Kentner stellt gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO außerdem folgende Vorgaben sicher: 

 

- Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DS-GVO ausübt. 


- Dessen Kontaktdaten werden dem Auftraggeber zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt. Über einen Wechsel des Datenschutz-beauftragten wird dem Auftraggeber nach Anfrage mitgeteilt. Ansonsten erfolgt eine Aktualisierung der Bedingungen.


- Als Datenschutzbeauftragtes Unternehmen ist bei Kentner derzeit bestellt die

 

Kulitz & Twelmeier GmbH
Herrn Alexander Kulitz
Magirus-Deutz-Str. 12
D-89077 Ulm
Telefon +49 (0) 731 - 206 431 15
Telefax  +49 (0) 731 - 938 590 51
info@kt-datenschutz.de
www.kt-datenschutz.de


Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO ist gewährleistet. Kentner setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Jede Person, die Kentner unterstellt ist und die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, wird diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisungen und Befugnisse des Auftraggebers verarbeiten im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen und Bestimmungen.
Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO stellt Kentner sicher [Einzelheiten in Anlage 1].
Kentner und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
Kentner wird die unverzügliche Information über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen mitteilen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung bei Kentner ermittelt.


Soweit Kentner seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen. Kentner kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

 

5. Unterauftragsverhältnisse


Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die Kentner z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Kentner wird  zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers nach Möglichkeit auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen ergreifen, soweit es zumutbar ist.


6. Kontrollrechte des Auftraggebers


Der Auftraggeber hat das Recht, im Einvernehmen mit Kentner Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen gegen entsprechendes Entgelt. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch Kentner in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
Kentner stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten seitens Kentner nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann.


Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann Kentner erbringen durch


- die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO;


- die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS-GVO soweit vorhanden;


- aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);


- eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).


Für die Ermöglichung von Kontrollen vor Ort durch den Auftraggeber kann Kentner einen Vergütungsanspruch geltend machen, welchen er nach billigem Ermessen festlegt.


7. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers


Der Auftragnehmer unterstützt Kentner bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.


a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen


b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden


c) die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen


d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung


e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde
Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten seitens Kentner zurückzuführen sind, kann Kentner eine Vergütung beanspruchen.

 

8. Weisungsbefugnis des Auftraggebers


Mündliche Weisungen bestätigt Kentner in angemessener Rückmeldefrist (mind. Textform).
Kentner hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Kentner ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber eine gesetzeskonforme Änderung bestätigt.

 

9. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten


Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – wird Kentner sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht  vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial.
Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch Kentner entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren um weitergehende gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben, soweit dies  gesetzlichen Anforderungen entspricht.

 

10. Haftung


Kentner haftet nur für vorsätzliche oder grob fahrlässige Verstöße gegenüber dem Auftraggeber. Die jährliche Haftung ist beschränkt auf die Summe des Einzelauftrags. Weitergehende Schadenersatzansprüche sind ausgeschlossen.

 

11. Schlussbestimmungen


Kentner behält sich Änderungen dieser Bestimmungen vor, soweit sich gesetzliche Anforderungen und Bedingungen verändern. Für den Fall, dass Kentner durch Maßnahmen Dritter personenbezogene Daten des Auftraggebers offenlegen muss, wird Kentner dies, soweit hierfür keine gesetzliche Ermächtigung vorliegt nur mit Rücksprache des Auftraggebers vornehmen, ansonsten erfolgt ein Hinweis seitens Kentner.

 

 

Anlage – Technisch-organisatorische Maßnahmen


1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)


• Zutrittskontrolle
Kein unbefugter Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, z.B.: Magnet- oder Chipkarten, Schlüssel, elektrische Türöffner, Werkschutz bzw. Pförtner, Alarmanlagen, Videoanlagen;
• Zugangskontrolle
Keine unbefugte Systembenutzung, z.B.: (sichere) Kennwörter, automatische Sperrmechanismen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Datenträgern;
• Zugriffskontrolle
Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, z.B.: Berechtigungskonzepte und bedarfsgerechte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen;
• Trennungskontrolle
Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, z.B. Mandantenfähigkeit, Sandboxing;
• Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen;

 

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)


• Weitergabekontrolle
Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, z.B.: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur;
• Eingabekontrolle
Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, z.B.: Protokollierung, Dokumentenmanagement;

 

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)


• Verfügbarkeitskontrolle
Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, z.B.: Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site), unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne;
• Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DS-GVO);

 

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)


• Datenschutz-Management;
• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO);
• Auftragskontrolle


Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DS-GVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers, z.B.: Eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, strenge Auswahl des Dienstleisters, Vorabüberzeugungspflicht, Nachkontrollen.

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